Closing Project Management

Post date: Mar 22, 2018 11:57:23 AM

Puede parecer que la fase de cierre es la menos importante de las fases, pero nada más lejos de la realidad.

¿A qué llamamos cerrar un proyecto?

En definitiva se trata de completar los objetivos en tiempo y coste. Pero esto que puede ser muy obvio tiene muchas implicaciones:

• The Job is DONE: El trabajo se demuestra como completo, en cualquier sector es muy costoso (en tiempo y/o en dinero) rozar la perfección, para ello utilizamos una herramienta poderosa y es la definición de DONE que sumada a los criterios de aceptación dan la seguridad al cliente de que el trabajo es completo. Siempre hay remates y zonas que no han quedado del todo a gusto de todos, en estos casos es importante la transparencia y censar todas aquellas áreas de mejora (GAPS) que puedan quedar, y en el mejor de los casos hacer una evaluación de esos trabajos pendientes (backlog) para que el cliente tenga toda la transparencia e incluso la posibilidad de reordenar esos trabajos pendientes para entregas correctivas o a negociar dentro de la fase de cierre.
• Objetivos: Es necesario que todos los stakeholders reconozcan que los objetivos se han cumplido. Normalmente cada uno de los entregables tienen sus criterios de aceptación, sus revisiones y sus validaciones. Pero a alto nivel es necesario que todos los objetivos de los interesados puedan reconocerse en los objetivos conseguidos por el proyecto. Esto requiere mucha comunicación y una exahustiva recopilación de evidencias de aceptación.
• On Time: La recepción de los entregables debe de ser on-time, un factor clave es el respeto por los compromisos y sin duda muchas veces este respeto nace de la demostración de la puntualidad en los entregables. Si bien es cierto que lo lógico es que no todos los entregables estarán en el camino crítico o en el el flujo de mayor generación de valor del proyecto, pero es deseable que aunque estemos hablando de documentación accesoria cumplamos o hagamos por cumplir las restricciones temporales.
• En presupesto: El control del presupuesto es vital para el proyecto, los proyectos deben de ser rentables para todos los implicados, no sólo para el sponsor y el cliente, si no para todas las partes: proveedores, empleados, etc. Muchas variables entran en juego en los cierres de proyecto. Variables como penalizaciones por incumplimientos de contrato, alinear con la línea base de recursos y ver los criterios monetarios establecidos al principio del proyecto. La fase de controlling es fundamental para que en el cierre de proyecto el presupuesto se cumpla. El coste de oportunidad de decisiones durante la fase de controlling pueden desviar el proyecto y superar cualquier margen de reserva que pudieramos intuir.
• Hemos aprendido algo nuevo: Ningún proyecto puede permitirse el lujo de no recopilar las lecciones aprendidas. Esto no es propiedad unicamente del cliente del proyecto, es una herramienta de análisis útil para todos los participantes del proyecto. Deben de realimantar sus sistemas de información, sus metodologías incluso deben ser útiles para todos los trabajadores que han participado. La experiencia es un valor en sí mismo al igual que la formación y es necesario documentarla y exprimir los aspectos positivos y sobre todo los negativos que se han detectado y registrado durante la vida del proyecto.

Estas son mis notas sobre el cierre de proyecto, seguro que tu tienes algunas ideas, espero que estas puedan ayudarte en algo.